In FP Sign können Sie Dokumente mit einem FP Sign Benutzerkonto signieren.
Schließen Sie dafür vorab die Registrierung in FP Sign ab. Falls dies noch nicht passiert ist, führen Sie folgende Schritte durch:
Sie sind nun bei FP Sign registriert und im Benutzerkonto angemeldet. Prüfen Sie Ihre erhaltenen Anfragen.
Hinweis: Sollten Ihnen keine Anfrage angezeigt werden, dann ist diese ggf. noch auf dem Weg zu Ihnen und wurde noch nicht von der Person vor Ihnen bearbeitet.
Abschließend wird das FP Sign Dashboard angezeigt. Sollte noch jemand in dem Vorgang beteiligt sein, erhält dieser nun eine Nachricht.
Final, nachdem alle Beteiligten die vom Ersteller definierte Aktion durchgeführt haben, erhalten Sie das signierte Dokument per E-Mail zusammen mit dem Workflowbericht oder können dieses unter "Erhaltene Anfragen" > "Signierte Anfragen" herunterladen.
Bei der ersten Signaturanfrage wird ein Registrierungslink erzeugt, den Sie über die E-Mail öffnen können.
Alternativ können Sie über unsere Homepage oder von FP Sign ein Konto erstellen.
Grundsätzlich ist die Nutzung von FP Sign für Sie als Mandant kostenfrei.
Falls Sie aber selbst Workflows starten möchten, müssen Sie eines der drei Bundels bei FP Sign buchen. Die entsprechenden Kosten dafür entnehmen Sie bitte der FP Sign Homepage.
Sobald Sie Ihr eigenes Konto erstellt bzw. sich über den Registrierungslink angemeldet haben, erhalten Sie eine Bestätigung der Registrierung.
Über die E-Mail mit der Signaturanfrage kann man sich in FP Sign anmelden.
Darüber hinaus gibt es ein Kundenportal, über das man sich anmelden kann.
Wir sind es gewohnt, als Unterschrift eine handschriftliche Signatur zu sehen. Bei einer elektronischen Unterschrift wird ein sogenannter Hashwert erzeugt. Dieser Hashwert ist technisch gesehen Ihre Unterschrift. Daher wird Ihnen in FP Sign eine Auswahl an vorgefertigten Unterschriften zur Verfügung gestellt.
Öffnen Sie das signierte PDF-Dokument in einem PDF-Viewer, der eine eIDAS-Validierung unterstützt, z. B. unter Windows im Adobe Acrobat Reader DC. Alternativ stellt die Software den digiSeal reader von secrypt kostenfrei zur Verfügung.
Nach Öffnen des Unterschriftfensters sehen Sie:
Bei der Nutzung mobiler Endgeräte unter Android oder iOS kann es bei den Validierungsmöglichkeiten Einschränkungen geben.
Wenn das Dokument zum Signieren geöffnet ist, müssen Sie zunächst bei Punkt 1 auf „Unterzeichnen“ klicken. Dadurch öffnen sich die vorgefertigten Unterschriften.
Über Datei auswählen können Sie eine Signatur als Bilddatei einfügen.
Ihr Unterschriftsfeld wird von uns im Vorfeld definiert. Dadurch wird beim Dokument oben links ein kleines blaues Feld (ähnlich wie ein Post-IT) angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, springt man im Dokument direkt zu der Seite, wo das Unterschriftsfenster hinterlegt wurde.
Man muss auf die gewünschte Schriftart klicken, damit die Unterschrift an die entsprechende Stelle gesetzt wird.
Sofern Sie eine eigene Unterschrift nutzen möchte, müssen Sie vorher die Datei hochladen.
Es empfiehlt sich, vor allem bei der eigenen Unterschrift die Funktion „Diese Signatur als Ihre Standardsignatur einstellen“ zu verwenden.
Nicht jede PDF-Datei enthält Formularfelder und kann ausgefüllt werden. Soweit es sich um eine editierbare Datei handelt, lautet die Frage nach der Unterschrift „PDF ausfüllen und unterzeichnen“ statt nur „unterzeichnen“.
Über das Stiftsymbol oberhalb des blauen Unterschriftfähnchen-Felds kann die Bearbeitung gestartet werden. Über das „grüne Häkchen“ (unten rechts) erfolgt die Speicherung der Eintragungen.
Nun kann ihre digitale Unterschrift gesetzt und die Bearbeitung abgeschlossen werden.
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Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats. Die Anforderungen an fortgeschrittene elektronische Signaturen sind legaldefiniert:
(Artikel 26 Verordnung (EU) Nr. 910/2014[1])
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form eines Zertifikats, die im Rechtsverkehr die handschriftliche Unterschrift ersetzt, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift vorgesehen ist oder zwischen Parteien vereinbart wurde. Sie werden von qualifizierten Vertrauens Diensteanbietern (VDA) ausgegeben. Die qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter müssen von staatlich bestimmten Stellen zertifiziert werden.
Für die FES entstehen Ihnen keine Kosten. Sofern Sie aber selber eine QES nutzen, werden pro gesetzter Signatur 1,50 € abgerechnet.
Es gibt verschiedene Anbieter, über die Sie eine QES erstellen lassen können.
Zum Beispiel Sign-Me (D-Trust GmbH, https://cloud.sign-me.de/signature/start) oder Swisscom (https://trustservices.swisscom.com/qes-ident-service/).
Zukünftig können wir Sie auch als Partner der Swisscom direkt identifizieren.
Für einen Großteil an Dokumenten ist die fortgeschrittene Signatur in Deutschland rechtswirksam.
Sofern per Gesetz die Schriftform gefordert wird, muss eine qualifizierte elektronische Unterschrift geleistet werden.
Die Technik der digitalen Signatur beruht auf zwei elektronischen Schlüsseln, einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel (asymmetrisches Verfahren). Inhalte, die mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt werden, können nur mit dem öffentlichen Schlüssel entschlüsselt werden. Der private Schlüssel bleibt immer geheim, der öffentliche Schlüssel ist für jeden zugänglich. Der private kann durch den öffentlichen Schlüssel nicht errechnet werden.
Ein Hashwert beschreibt die Verarbeitung des Inhaltes einer Datei, um diesem einen eindeutigen numerischen Wert zuzuweisen und wird beim Setzten der Unterschrift erzeugt.
Sollte sich Ihre E-Mail-Adresse ändern, muss diese vom FP Sign Support abgeändert werden. Eine selbstständige Änderung ist leider nicht möglich.
Ihre Handynummer können Sie in Ihrem Account unter Profil --> Handynummer --> bearbeiten anpassen.
Alternativ steht Ihnen auch der FP Sign Support zur Verfügung. Wenn Sie eine E-Mail an support@fp-sing.de senden, sollte immer „DATEV“ im Betreff stehen. Dadurch können diese Tickets entsprechend priorisiert werden.
